Z doświadczenia wdrożeniowego jedno staje się jasne – największym problemem nie jest sam KSeF, tylko to, co dzieje się wokół niego. System funkcjonuje stabilnie. Chaos zaczyna się w organizacji pracy.
W wielu organizacjach obieg faktur wygląda podobnie. Dokument przychodzi mailem, ktoś go zapisuje, ktoś inny przepisuje dane, a na końcu trzeba jeszcze zweryfikować, czy wszystko się zgadza. Niby działa, ale przy większej skali system przestaje być wydolny.
KSeF ten problem uwidacznia. Nie pozwala już na częściowe rozwiązania i działanie ad hoc.
Dlatego wdrożenie nie powinno zaczynać się od systemu, tylko od przeorganizowania procesu. U jednego z naszych klientów dopiero po audytowaniu okazało się, ile czasu było tracone na ręczne przepisywanie danych. Po zmianie podejścia księgowanie, które wcześniej pochłaniało kilka dni, zaczęło być realizowane w tym samym dniu.
Największy efekt daje Automatyzacja faktur ksef Dokument trafia do systemu, dane są odczytywane i przekazywane dalej bez ingerencji użytkownika. Proste. I właśnie ta automatyzacja robi największą różnicę.
Na początku naturalnie pojawiają się obawy – to naturalne. Zmiana sposobu pracy zawsze wywołuje niepewność. Ale po krótkim czasie wychodzi na jaw, że nikt nie chce wracać do ręcznego przepisywania dokumentów i manualnej weryfikacji.
Największy błąd, jaki można popełnić, to potraktowanie KSeF wyłącznie jako formalności do zrealizowania. Wtedy wdraża się minimum i zostaje z tym bałagan na lata. Jeśli jednak potraktuje się ten moment na usprawnienie procesów, efekty widać bardzo szybko – mniej błędów, więcej kontroli i wymierna oszczędność czasu.
